ארגון מרפאת שיניים – התייעלות צוות של מרפאת שיניים

1.    מבוא

ניתוח של ארגון מרפאת שיניים, תִפקודה והערכה של יעילות התהליכים המתבצעים בה היא לא רק כדאית אלא חיונית.

2.    בניית קווי הארגון וקביעת תפקידים

ברוב מרפאת השיניים, בניית קווי ארגון וקביעת תפקידים לצוות הקבלה והסייעות מתבסס על ניסיון שהרופא צבר בזמן שעבד במרפאות אחרות.

בעצם, הרופא העתיק את מבנה הארגוני שרכש אצל רופאי שיניים אחרים, המעבידים שלו, טרם שהוא בעצמו הפך לבעל מרפאת שיניים.

הוא התאים קווים אלה למרפאה שלו, עם התאמות הנדרשות לגודל המרפאה ולסוג הטיפולים שהוא מציע למתרפאים שלו.

לכל זה הוא הוסיף הרגלי התנהגות וצורת עבודה שהפכו לנכסי צאן ברזל של תורת ארגון מרפאת שיניים שלו.

3.    איך פועל הצוות שלך

מטבע הדברים, רופא שיניים עובד בחדר שלו, מבודד מהוות ברוב שעות היום. אילוצים אלה משאירים לו מעט זמן על מנת להתעסק בארגון המרפאה.

שיטת הניהול, ברוב המרפאות, ממוקדת במתן בפתרונות לבעיות שצצות באופן יום יומי. במילים אחרות, ניהול בשיטת "כיבוי שריפות".

4.    האם הארגון של היום מאיץ או בולם את גידול ברווחים שלך?

האם קווי ארגון מרפאת שיניים שקבעת באמת מתאימים היום לך ולצוות שלך? האם הם מאיצים או בולמים את ההתפתחות שלך?

5.    מה קורה במרפאת שיניים שלך?

רוב (או כל) ההכנסות של המרפאה מתחילות בשיחה טלפון נכנסת.

האם במרפאה שלך יש נהלי עבודה כתובים על התנהלות של פקידות הקבלה בעת שיחה נכנסת? איך ומה עונים?

מה עושים כשהטלפון מצלצל והפקידה עסוקה עם פציינט אחר?

כמה שיחות טלפון לא נענו אצלך בשבוע האחרון? נניח ששכרת שירות של מענה אנושי על ידי מוקד חיצוני. בדקת אם זה מואיל לך?

האם מתרפאים פוטנציאלים מרוצים לדבר עם מענה אנושי שאינו יודע לענות על השאלות הראשונות של כל מתקשר? מה הפתרון הנכון והיעיל למרפאתך?

איך מתנהל הממשק בין צוות הקבלה לבין הרופאים, סייעות ושינניות? איך מעבירים מידע ביניהם? מי רושם מה ומתי?

יש נהלי עבודה כתובים על המטלות היום יומית השגרתיות? התיעוד של הטיפולים הוא מלא ומעדכן? מי בודק?

מי, איך ומתי עוקב אחרי תוכניות טיפול שיניים שנמסרו וטרם נסגרו? מתי מתקשרים למתעניינים שקיבלו תוכנית טיפול וטרם סגרו? מה אומרים להם?

כמה מתעניינים לא סגרו תוכנית טיפול שיניים בשלושת החודשים האחרונים, מתוך סך התוכניות טיפול שנמסרו ומדוע לא סגרו?

איך ארגון התורים אצלך? מה הנוהל כאשר פציינט מבטל תור באותו יום? או פשוט לא מופיע? האם יש עדיפות לבדיקות ראשונות או לעזרות ראשונות?

6.    סגירת תוכניות טיפול

מי ואיך מציגים תוכנית טיפול לפציינט? אם התוכנית הנמסרת למטופל העתידי מכילה "רשימת קניות" ומחיר, אין פלא שהוא יתרכז במחיר.

החלטת הפציינט על התוכנית המוצעת תהיה תלויה בכישרונו לדמיין את תוצאת הטיפולים, ודימוי זה יתבסס על יכולתו לזכור את מה שנאמר לו בעת הבדיקה.

ברור שהכנה והצגה לקויה של תוכנית טיפול גורמת להחמצת הסגירה ולאובדן הכנסות ומעגל של פציינטים פוטנציליים חדשים

איך מאורגן תהליך של סגירת תוכנית טיפול במרפאת השיניים שלך?

סגירה מוצלחת של תוכנית טיפול מתחיל בצלצול הטלפון במרפאה ומסתיים כשהמתעניין הופך לפציינט משלם ונשמר ככזה.

האם לכל הצוות יש הנחיות ברורות על ההתנהגות הדרושה בכל שלבי הסגירה?

7.    נהלי עבודה במרפאה

כל העובדים, כולל רופאים חתומים על חוזה עבודה אישית?

מה נהלי התיוק? האם יש חיפושים אחרי תיקים או צילומים שלא תויקו כהלכה?

חשבת לעבור לעבודה בלי תיקים (Paperless). לנו ניסיון עשיר בהעברת מרפאות שיניים לעבודה ללא תיקים.

8.    בקרה, בקרה, בקרה

איזה כלי בקרה יש לך כדי לא להיות עסוק בבדיקה מתמדת של תוצאות הארגון של המרפאת שיניים הפרטית שלך?

איך בודקים את יעילות של כל עובד? איזה כלים דרושים כדי שתוכל להתעדכן מבלי להתעסק בזה?

איזה כלים נחוצים לך על מנת לקבל החלטות כלכליות מהירות? למשל במתן הנחות על מנת לסגור תוכניות טיפול גדולות?

יש לנו ידע וניסיון מקצועי רב בארגון ובהתייעלות של מרפאות שיניים.

צור קשר אתנו

מאמר זה פורסם באתר מאמרים

ארגון מרפאת שיניים - התייעלות התהליכים של כל צוות המרפאה - דוד גרוס
דוד גרוס

דוד גרוס, יועץ עסקי ושיווקי, רואה חשבון, MBA במנהל עסקים

דוד גרוס

דוד גרוס הוא בעל תואר שני במנהל עסקים, רואה חשבון, מומחה בתוכניות לפיתוח כלכלי ובעל ניסיון עסקי וניהולי של 40 שנה בארץ ובעלם. עד שנת 1993 שימש בתפקידי ניהול בכירים בחברות פרטיות וציבוריות, תעשיות ומסחריות.

משנת 1993 דוד מתמקד בייעוץ עסקי, שיווק ומכירות, ליווי עסקים קטנים ובינוניים ליישום פתרונות, הפעלת כלים ניהוליים ובבניית מערכות שליטה ובקרה של התוצאות. הוא כותב ומפרסם וירחונים מקצועים.

לפני כ-10 שנים הרחיב את פעולתו והתמחה בענף של מרפאות שיניים. למד את הענף לעומק, ממרפאות קטנות של כיסא אחד ועד תאגידים רבי כיסאות. דוד פיתח מודלים יעודיים לשיווק במרפאות שיניים ומודל ייחודי לסגירת תוכניות טיפול.

פגישת הכרות ראשונה ללא התחייבות

היחודיות שלנו מושתתת על ידע רחב וניסיון מעשי בתחום של מרפאות השיניים בוא נשלב את הידע והניסיון הרפואי שלך עם הידע והניסיון הניהולי והעסקי שלנו על מנת להצמיח את המיטב במרפאתך


054-696-4499
david@gross-david.com

צור קשר