על מנת להתמודד עם אתגרים ולהשיג צמיחה בתקופה של אי-ודאות יש צורך בכלים לניהול בקרה במרפאת השיניים שלך.

תקופות של אי-ודאות דומות לניווט לילי במדבר. לא תוכל לנווט את המרפאה שלך ללא כלים מתאימים. מה הם הכלים האלה?

  • תוכנית עסקית רב שנתית
  • תקציב שנתי
  • תזרים מזומנים שוטף
  1. תוכנית עסקית

מה היא תוכנית עסקית למרפאת שיניים

תוכנית עסקית היא המצפן שלך לניהול מקצועי ומוצלח של מרפאתך. באמצעותה המרפאה קובעת מטרות, סדר עדיפויות ודרכי פעולה.

הכנת התוכנית היא חוויה של חשיבה ודיון מעמיק על החוזקות, חולשות והחסמים שמשפיעים על תפקוד עסקי של המרפאה ושל הצוות כולו.

בהגדרתה, התוכנית העסקית היא דינמית.

משתנה בהתאם לתמורות הסוציו-כלכליות המשפיעות על ההתנהגות הצרכנית של פציינטים פוטנציאלים וגם לשינויים בטכנולוגיה, המתחדשת ללא הרף בענף.

תוכנית עסקית תשקף את מטרות לטווח ארוך של מרפאת השיניים שלך. אך יניח שינויים קצרי מועד ותשתנה בהתאם.

תכונה חשובה של התוכנית היא גמישותה. גם בעת החשיבה. היא מאפשרת להציג תוצאות של קבלת החלטות אם משנים פרמטרים בסיסיים:

  • מה יקרה אם הכנסות המרפאה יורדות ב-X%?
  • איך ישתנו ההכנסות והתוצאות אם נוסיף רופא שיניים, מומחה ב-………..?
  • מה תהיה ההשפעה על ההכנסות ועל התוצאות אם נעלה את הפרסום ב-X%?

כלומר, תוכנית עסקית נותנת הזדמנות לשקול תסריטים שונים (אם) לפני קבלת החלטות על מטרות אסטרטגיות. כך תשיג צמיחה בתקופה של אי-ודאות.

בנוסף, מאפשרת גמישות ודינמיות מול המצבים מתחלפים שאין מנוס להתמודד אתם.

בניית תוכנית עסקית למרפאת שיניים

ההכנה מצריכה איסוף נתונים היסטוריים ועכשוויים וזיהוי של דפוסי התנהגות חוזרות שאפיינו את מרפאתך עד כאן.

עריכת התוכנית מאפשרת הסקת מסקנות והליך של חשיבה ממוקדת לקביעת מטרות ברות השגה, מושתתות על תפישתך העסקית.

התוכנית העסקית מציגה מטרות רצויות: שיווקיות, פיננסיות, תפעוליות, לרבות תפוקות של הצוות כולו.

היא מפרטת את המשאבים הדרושים לפעילות השוטפת, כגון משאבי אנוש, הון חוזר, נתיבי שיווק וקידומה של המרפאה.

בנוסף, התוכנית מהווה בסיס לניהול תקציב עסקי ותזרים מזומנים של המרפאה.

צמיחה בתקופה של אי-ודאות

      2. תקציב למרפאת שיניים

מה זה תקציב למרפאת שיניים

אם התוכנית העסקית היא המצפן, התקציב הוא ה-WAZE. המצפן מצביע על כיוון, ה-WAZE מכוון אותך לכתובת המדויקת.

התוכנית מתרכזת בקביעת מטרות. התקציב מתמקד ביעדים להשגה כדי להגיע למטרות. תוכנית עסקית מגדירה אסטרטגיה. תקציב קובעת טקטיקות למימוש האסטרטגיה.

אם לא בחרת מה הן מטרות שלך, אין טעם לקבוע יעדים. כי היעדים הופכים לאלתורים ללא כיוון מוגדר.

התקציב מקנה לך כלי מדידה לגבי אפקטיביות הפעילות של הגורמים השונים המעורבים בעשייה העסקית של המרפאה.

בעיקר, מאפשר לך בקרת תוצאות שיש להשיג עם לוח זמנים מוגדר.

מדוע יש צורך בתקציב עסקי במרפאת שיניים

אחד מהאושיות של ניהול עסקים במאה הקודמת היה פרופ’ פִטֶר דרוּקֶר שאמר: “אתה לא יכול לנהל את מה שאתה לא מודד”.

מה המשמעות של אמירה זו?

אם אפשר למדוד את הפעילות של כל משאב במרפאה (כגון משאב אנושי, ציוד טכנולוגי, סוג טיפול, ועוד), אזי נוכל להעריך את תרומתו לתוצאות הרצויות.

התקציב מְכַמֶת את הקנה מידה (Benchmark) המתאים לכל משאב וקובע כמות, קצב ולוח זמנים הדרושים על מנת לא לסטות מהדרך. לכן הוא כלי הכרחי.

על בסיס התקציב, תחלק את המטלות בין הצוות שלך, עם כמויות להשגה תוך לוח זמנים קשיח.

מדוע זה חשוב. כי התקציב נותן לך את הכלים למדוד את הביצועיים הפרטניים של כל אנשי הצוות.

באנגלית, האפשרות לבקש דין בחשבון מכל גורם אנושי על מילוי חובתו ואחריותו בתפקיד שלו מקבל את השם Accountability.

פירושו, בתרגום חופשי, היא ” “חובת הפרט לתת דין וחשבון על פעילותו, לקבל אחריות עליה ולחשוף את התוצאות בצורה שקופה.”

בנוסף, יש עוד מילה שמשקף את מידת אחריותו של כל אחד מאנשי הצוות שלך: Responsibility. מילה שאפשר לחלק ל-Ability לתת Response.

זה בדיוק מה שאנחנו צריכים לדרוש מכל אחד מאנשי הצוות: לתת תשובות לגבי ביצוע המטלות שעליהן הוא אחראי. החל מצוות הקבלה, ממשיך בסגל הרפואי וכלה במנהלים.

כך, נוכל לזהות סטיות מהתקן שנקבע בתקציב, לטפל בהן על מנת לתקן ולהחזיר את הפעילות למסלול המקורי, ולמנוע פגיעה בצורך של צמיחה בתקופה של אי-ודאות.

צמיחה בתקופה של אי-ודאות

בניית תקציב למרפאת שיניים

הכנת תקציב למרפאת שיניים היא עבודה מקצועית, המתבצעת ע”י אנשי כספים בעלי ידע ומיומנות בניהול עסקי.

ניתן כאן רק כמה מושגים בסיסיים בנושא.

תלוי בצרכים של המרפאה, התקציב יכול להיות:

  • תקציב אפס, או
  • תקציב המשכי

תקציב אפס משרת מרפאות חדשות וגם מרפאות קיימות.  המונח “אפס” מציין ומדגיש שהתקציב לא מסתמך על נתונים היסטוריים.
מומלץ להשתמש בו כאשר הנתונים ההיסטוריים אינם מהימנים, או במקרה שיש צורך של חשיבה מחודשת על כימוּת של הסעיפים התקציבים השונים.

תקציב המשכי מסתמך על הנתונים שבתקציבים של שנים קודמות, עם חילופים ההכרחיים בגלל שינויים ביעדים, רכישות חדשות, גידול בצוות, וכד’.

בשתי השיטות, יהיה צורך לחשב תת-תקציבים לכל אחת מהפעילויות של המרפאה. לדוגמה, שיווק ומכירות, רכישות שוטפות, רכישת ציוד, אחזקה ותיקונים, משכורות וקבלני משנה, רכבים, ביטוחים, ועוד.

בהתאם להשתנות בפעילות במרפאה, אפשר יהיה להסתפק בתקציב שנתי, או לארוך תיקונים בתקופות קצרות יותר. כל חצי שנה או כל רבעון.

הטמעת תקציב לניהול המרפאת השיניים

הכרחי להטמיע את התקציב בתוך התוכנה לניהול המרפאה, או בתוכנה יעודית המאפשרת יבוא נתונים מהנהלת החשבונות של המרפאה.

יבוא הנתונים מתבצע בכל חודש על מנת להנפיק דוחות על ביצוע בפועל מול הסכום המתוקצב לכל סעיף תקציבי.

רק כך תהפוך התקציב לכלי בקרה, שאין לו שני, שמדוד את יעילותו של כל גורם במשתתף בפעילות של המרפאה, וכאמור לעיל, מחוייב במתן דין וחשבון על תוצאותיו האישיים.

התקציב הוא הבסיס לבניית תזרים מזומנים.

    3. תזרים מזומנים של מרפאת השיניים

אלה שמנהלים את מרפאתם תחת חברת בע”מ, מכירים דוח תזרים מזומנים שמצורף לדוחות שרו”ח מכין בכל שנת כספים.

דוח זה מנתח מקורות ושימושים של הכספים שזרמו בשנת הכספים שעברה. לא על הדוח הזה אני מתייחס כאן.

התזרים ככלי ניהול מתעסקת עם העתיד.

מטרת העסקית של המרפאה היא להפוך את תוצאות פעילותה למזומן בחשבון הבנק שלה.

אני ממליץ לך לעיין במאמר קצר שלי “מחזור המרת למזומנים במרפאות שיניים“.

תזרים המזומנים ככלי בקרה נבנה על בסיס התקציב העסקי שעליו דיברנו בסעיף 2 לעיל.

הוא משלים את מערכת של כלי בקרה שאנחנו ממליצים כאן.

התזרים הוא כלי ניהול ובקרה שמשקף בכל רגע נתון את מצב המזומנים העכשווי והעתידי של המרפאה.

יתר על כן, הוא מציג ומכַמֶת את העודפים ואת החוסרים בכל יום העתידי, ומאפשר לך להתכונן לפתרונות מתאימים בהתאם.

כללי הזהב הידועים בניהול הכספים הם “אל תהיה מופתע שאתה היום במשיכת יתר” ו-“אל תפתיע את מנהל הבנק שלך עם בקשות מעכשיו לעכשיו”.

שניכם שונאים מצבים מסוכנים אלה.

יש צורך של תזרים מזומנים בעת הקמת העסק, כאשר ידועות ההוצאות אך אין ניסיון על ההכנסות הצפויות.

הצורך בתזרים ממשיך ביתר שאת בזמן הפעילות הרגילה של המרפאה, שבה יש השפעה של מצבים בלתי צפויים (קורונה, למשל).

איך מנהלים תזרים מזומנים

התזרים כולל כל הוצאה עתידית הצפויה בשנה הקלנדרית הבאה, בהתאם למפורט בכל סעיף וסעיף בתקציב של המרפאה.

התזרים ינוהל בתוכנה לניהול המרפאה, או בתוכנה יעודית נפרדת שתאפשר יבוא נתונים מהנהלת החשבונות של המרפאה ומתוכנת התקציב.

בכל יום או במידת הצורך תתבצע התאמה בין התזרים המזומנים ולבין התנועות הכספיות שבדפי הבנקים שבהם מנהל המרפאה חשבונות.

יתרונות של ניהול תזרים מזומנים

לא רק שתמנע הפתעות. התזרים יאפשר לך לנהל ביעילות את הכספים ולגייס אותם, אם הדבר יידרש, בתנאים טובים.

יש לזכור שחנק במזומנים מסכן את המטרה של צמיחה בתקופה של אי-ודאות ושל התפתחות עסקית בכלל.

יש לנו את הידע והניסיון הדרוש לבנייה והטמעה של כלי ניהול ובקרה במרפאתך

צור קשר אתנו

054-696-4499

פורסם באתר Maamarim

צמיחה בתקופה של אי-ודאות
דוד גרוס

דוד גרוס, יועץ עסקי ושיווקי, רואה חשבון, MBA במנהל עסקים

דוד גרוס

דוד גרוס הוא בעל תואר שני במנהל עסקים, רואה חשבון, מומחה בתוכניות לפיתוח כלכלי ובעל ניסיון עסקי וניהולי של 40 שנה בארץ ובעלם. עד שנת 1993 שימש בתפקידי ניהול בכירים בחברות פרטיות וציבוריות, תעשיות ומסחריות.

משנת 1993 דוד מתמקד בייעוץ עסקי, שיווק ומכירות, ליווי עסקים קטנים ובינוניים ליישום פתרונות, הפעלת כלים ניהוליים ובבניית מערכות שליטה ובקרה של התוצאות. הוא כותב ומפרסם וירחונים מקצועים.

לפני כ-15 שנים הרחיב את פעולתו והתמחה בענף של מרפאות שיניים. למד את הענף לעומק, ממרפאות קטנות של כיסא אחד ועד תאגידים רבי כיסאות. דוד פיתח מודלים יעודיים לשיווק במרפאות שיניים ומודל ייחודי לסגירת תוכניות טיפול.

פגישת הכרות ראשונה ב-ZOOM ללא התחייבות

היחודיות שלנו מושתתת על ידע רחב וניסיון מעשי בתחום של מרפאות השיניים בוא נשלב את הידע והניסיון הרפואי שלך עם הידע והניסיון הניהולי והעסקי שלנו על מנת להצמיח את המיטב במרפאתך


צור קשר